Dolibarr est un ERP/CMS open source qui séduit les entreprises de toutes tailles grâce à sa simplicité, sa modularité et son fort potentiel d’intégration. Le module Fournisseurs (ou Achats) est l’un des piliers de ce système : il permet de centraliser, suivre et optimiser l’ensemble des relations commerciales avec vos partenaires externes.
Dans cet article, nous vous emmenons pas à pas à travers la configuration, l’utilisation et l’optimisation du module Fournisseurs de Dolibarr.
1. Pourquoi se focaliser sur les fournisseurs ?
- Réduction des coûts grâce à une meilleure gestion des volumes et des prix.
- Sécurisation de la supply‑chain : suivi des délais de livraison, alertes en cas de rupture.
- Amélioration de la trésorerie : maîtrise des échéances, gestion des acomptes et des remises.
- Conformité : enregistrement d’un historique de toutes les commandes, factures et paiements, indispensable pour les audits.
Astuce : Si votre entreprise se trouve établie dans un secteur où la chaîne d’approvisionnement est complexe (ex. l’électroménager, la distribution alimentaire), le module Fournisseurs de Dolibarr devient votre outil de gestion central.
2. Découverte de l’interface Fournisseurs
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Accès
- Menu Achats → Fournisseurs.
- Deux onglets majeurs :
- Liste (tableau de bord toutes les entités fournisseurs)
- Catalogue (ensembles de prestations et de marchandises d’un fournisseur)
- Vue d’ensemble
- Cartographie des fournisseurs sur la carte (si le module Geo‑localisation est activé).
- Filtre par état (activé, suspendu, à l’archivage).
- Statistiques rapides : nombre de commandes en cours, montant total dû, retards de paiement.
3. Configurer le module Fournisseurs
3.1 Installation et activation
- Ouvrir Configuration → Gestion des + modules.
- Activer "Fournisseurs" (et éventuellement "Factures fournisseurs" si non déjà présent).
- Cliquer sur Valider et Redémarrer Dolibarr.
3.2 Paramètres d’entreprise
- Société → Paramètres → Achats :
- Choix de la devise principale.
- Mode de TVA (automatique, manuel).
- Champ obligatoire à remplir lors de la création d’une facture fournisseur.
- Conditions de paiement : définir des plages (30 jours, net à 45, etc.).
- Gestion des remises : remise % minimum, remise fixe, remises en fonction du point de commande.
3.3 Personnalisation des champs
- Champs personnalisés (ex. Code Tiers NACE, Convention Collective).
- Utilisation du module "Tags et reliages" pour créer des catégories de fournisseurs (logistique, matières premières, services, etc.).
4. Ajouter un fournisseur (le "Client" d’un point de vue achat)
| Étape | Action | Astuce |
|---|---|---|
| 1 | Utilisateur → Créer | Saisissez le nom complet. |
| 2 | Coordonnées | Remplissez adresse, téléphone, e‑mail, site web. |
| 3 | Comptabilité | Créez un compte client spécifique (ex. 410000). |
| 4 | Remarques | Notez les points importants (conditions de livraison, garantie). |
| 5 | Sauvegarder | Cliquez sur "Enregistrer". |
Truc Pro : Créez un modèle de fournisseur (variables tests) pour répliquer les champs clés lors de la création de nouveaux contacts.
5. Passer une commande (de l’achat)
- Commande → Nouvelle commande
- Sélectionner le fournisseur.
- Créer un avant-commande (si votre politique le requiert).
- Saisir les lignes de produit/Service :
- Codage interne (SKU), description, qte, prix unitaire.
- Conditions de paiement (calcul des totaux, remise appliquée).
- Valider et Envoyer → le fournisseur reçoit un PDF via courriel (si l’option est activée).
Suivi de la commande
- Tableau de bord Livraisons → suivi des dates d’expédition, colis réceptionnés, anomalies.
- Gestion des retours : si le produit est défectueux, générez un bon de retour dans l’onglet Retour.
6. La facture fournisseur : réception et validation
| Étape | Action | Conseils |
|---|---|---|
| 1 | Facture → Nouvelle facture | Choisir le fournisseur. |
| 2 | Référence | Saisir le numéro de facture (ex. FV‑0123/2025). |
| 3 | Lignes | Nombre, prix, taxes. |
| 4 | Relier à la commande | Si la facture correspond à une commande, lier automatiquement. |
| 5 | Validation | Vérification manuelle ou automatisée (contrôle des écarts). |
| 6 | Enregistrement | Le système l’enregistrement en double entrée (si l’option « comptabilité intégrée » est activée). |
| 7 | Archivo | Grouper sous Enregistré ou En travers du matériel selon votre politique. |
Truc de comptabilité : appelez l’outil d’Export XML pour générer un fichier compatible XBRL, indispensable pour les rapports financiers français.
7. Gestion de paiement fournisseur
- Échéance : l’outil calcule automatiquement la date d’échéance en fonction des conditions définies.
- Mode de paiement : virement, chèque, carte bancaire (via l’API PayPal ou Stripe).
- Acomptes : définir lors de la création de la commande.
- Relances : Définir des rappels automatiques (basés sur % soustrait de l’échéance).
- Historique : passé complet du paiement consultable dans l’onglet Transactions.
8. Analyse, rapports et KPI
Dolibarr intègre de nombreux rapports en temps réel :
| Rapport | KPI ciblé | Où le trouver |
|---|---|---|
| “Commandes fournisseurs – amélioration de la livraison” | % de retard | Achats → Rapport. |
| “Factures fournisseurs – délais de règlement” | Durée moyenne | Achats → Factures → Analytics |
| “Stock – niveau de réception” | Coups de poudre | Inventaire (stock) → Stats |
| “Performance fournisseur” | Coût moyen, taux de conformité | Achats → Statistiques fournisseurs |
Astuce : Exportez ces rapports en CSV/Excel et chargez-les dans Google Data Studio pour des visuels dynamiques.
9. Intégration avec d’autres modules de Dolibarr
| Module | Fonctionnalité d’intégration | Exemple d’usage |
|---|---|---|
| Clients | Courrier conjoint (factures fournisseurs + factures clients) | Alignement Budgétaire |
| Inventaire | Mises à jour automatiques des stocks | Gestion barrière de stock |
| Projets | Factures fournisseurs par projet | Suivi de coûts de projet |
| Paiements | Paiements automatiques par condition | Automatisation du cash‑flow |
10. Bonnes pratiques & pièges à éviter
| Méthode | Pourquoi | Action |
|---|---|---|
| Réactiver les licences | L’outil de gestion des droits d’accès restreint l’accès aux données sensibles. | Attribuer les droits « Lecteur » aux équipes non techniques. |
| Automatiser les relances | Les retards passent inaperçus. | Paramètre dans Achats → Relances. |
| Vérification manuelle | Les factures se désynchronisent parfois. | Vérifier errata coefficient de remise vis-à-vis de la commande. |
| Archiver les fournisseurs inactifs | Réduire la saturation de la base. | Utiliser un champ Statut = « Archivé ». |
Pro Tip : créez un flux de travail (Workflow) pour tourner les fournisseurs hors service en 90 jours d’inactivité.
11. Cas d’usage : Une PME qui gagne 15 % de marge grâce à Dolibarr fournisseurs
- Contexte : 18 fournisseurs, 1200 achats/an.
- Défi : Retards de livraison, dépassements de budget, manque d’observabilité.
- Solution :
- Activer le module Rapports fournisseurs.
- Implémenter le workflow « Paiement à 30 jours + remises automatiques dès 1 000 € de commandes cumulées ».
- Utiliser la consultation d’exécutions (CATALOGUE).
- Résultat : réduction de 2 % des retards, économies de 250 € de remise per capita, amélioration de la trésorerie de 15 % sur 12 mois.
12. Ressources complémentaires
| Ressource | Type | URL |
|---|---|---|
| Site officiel Dolibarr | Documentation | https://www.dolibarr.org |
| Forum officiel | Q&A | https://forum.dolibarr.org |
| Guide officiel – Achats / Fournisseurs | https://wiki.dolibarr.org/index.php/Guide_de_lachat | |
| Tutoriel vidéo (YouTube) | Formation | https://youtu.be/xxxxxx |
| Plugin “ElitePay” | Paiements automatisés | https://www.dolibarr.org/modules/edlepay |
13. Conclusion
Le module Fournisseurs de Dolibarr est une plateforme robuste qui transforme la gestion des achats d’une opération manuelle en un processus automatisé, transparent et optimisé. En intégrant le contenu et les pratiques présentés ici, vous placez votre entreprise à l’avant‑garde de la performance d’achat et de la gestion financière.
Prenez le temps d’explorer chaque fonction, de personnaliser les flux, testez sur un périmètre réduit, puis étendez. Votre trésorerie, votre chaîne d’approvisionnement, et votre équipe commercialement seront tous mieux alignés.
Dernier conseil : Évaluez régulièrement votre KPI de « % de fournisseurs à temps » et ajoutez un bonus incitatif pour les partenaires les plus performants. La motivation externe peut pousser votre supply-chain à de nouvelles hauteurs.
Bonne gestion des achats !