Dolibarr devis : Les meilleures pratiques à connaître

À retenir
Les devis représentent la première étape de l’interaction client‑entreprise dans Dolibarr. Leur qualité, leur traçabilité et leur conformité définissent souvent la capacité d’une PME à transformer une opportunité en chiffre d’affaires.
Ces bonnes pratiques, régulièrement mises à jour, vous permettront d’optimiser votre workflow, de réduire les erreurs et de garantir une expérience client fluide.

1. Préparer l’Environnement : Les Bases Peuvent Sauver des Heures

Activer les modules essentiels
- Product/Service : Gestion du catalogue.
- Invoices : Conversion automatique des devis en factures.
- Accounts Payable : Suivi des paiements.
- Statut des devis (1 = Créé, 2 = En cours, 3 = En attente, 4 = Accepté, 5 = Refusé, 6 = Expiré).
  Pourquoi ? Un module désactivé mais requis crée des goulets d’étranglement.

Définir les paramètres d’export
- Taux de TVA par zone : Assurez-vous que les règles fiscales sont à jour (EG, UE).
- Monnaie et devise : Paramétrage global + accounts pour chaque devise.
  Cependant Pensez aux zones francophones hors UE (Côte d’Ivoire, Sénégal) ; elles ont des règles fiscales particulières.

Créer un modèle de devis
Le standard de Dolibarr crée un modèle template_devis.tpl.
- Intégrez votre logo, votre charte graphique, et les mentions légales indispensables (mentions d’acceptation, délais, pénalités de retard).
- Ajoutez un champ de conditions de livraison et de garantie.

2. Gestion des Données Clients : Des Fiches à Jour = Devis Fiables

Éléments	Pourquoi est‑ce important ?	Astuce Pratique
Stéréotypes	Prends en compte les secteurs, les tailles, les particularités fiscales	Crée des tags ou groupes (ex. “PME France”, “Export”)
Coordonnées	Éviter les retards de livraison	Activer la double-validation on‑screen (2 champ)
Historique des interactions	Valoriser le suivi, comprendre les besoins	Importer automatiquement les notes depuis la boîte mail.
Contrôle des statuts (actif/suspendu)	Garde la même visibilité au fil du temps	Calendrier de ré‑activation 6 mois après l’inactivité.

Le bout de jus : L’import de masse (CSV) offre pourtant un piège. Seul un test (début – 5 devis) garantit la cohérence.

3. Produit / Service : Catégorise, Catégorise, Catégorise

Catalogue structuré
- Familles (ex. matériel, prestations)
- Sous‑familles (ex. mobilier, entretien)
  L’arborescence sert de base de tri.

Unité de mesure
Chaque produit doit déclarer son unité (pièces, kg, heure).
Cela évite de rendre la TVA incorrecte lors du calcul.

Tarification
- Liste de prix par client (attaches à la fourniture, à la catégorie)
- Remises (fixes ou basées sur la quantité).
  Dolibarr permet d’associer un tarif par partenaire via “Prix de vente” dans la fiche produit.

Le clin d’œil : Utilisez la fonction “Liste de prix” pour proposer un rabais dynamique en fonction de la quantite.

4. Rédaction & Validation du Devis

4.1 Format Cohérent & Lisible

Élément	Position par défaut	Pourquoi
Objet	Garde en haut (ex. “Devis n°0001 – Projet X”)	Référence directe pour le client
Tableaux	Utiliser des couleurs sélectives (#e0e6f6 pour le titre)	Lisibilité rapide
Mentions légales	8 pt, en bas de page sous un encadré	Conformité juridique

4.2 Du modèle à la valeur : personnalisations dynamiques

Champ personnalisé : exp_time (durée d’exécution), tech (technicien affecté).

Calculs : [devis:_total] = price * quantity * (1+tax) dans le modèle Twig.

Affichage conditionnel : ne montrer la colonne "Motif de la REMISE" qu’en cas de remise > 0.

4.3 Validation interne

Workflow de validation : Niveau 1 – Commercial, Niveau 2 – Comptable.

Notifications : Email automatique aux validateurs dès création.

Signature électronique possible grâce à l’extension Dolibarr DocuSign ou Adobe Sign.

5. Workflow Converti : Devis → Facture

Stefan a trouvé qu’instaurer un workflow automatisé économise 50 % de temps de conversion.

Choix de statut
- Un devis Accepté (4) → « Créé » automatique.
- Un devis Refusé (5) → Archivage.
- Un devis Expiré (6) → Envoi d’alerte.

Conversion
Par défaut, Dolibarr copie ligne par ligne, incluant les remises et TVA.
- Taper Ctrl+Alt+C ou clic sur Convertir en facture.
- Option « Ajouter la marge ajoutée » (facultatif)

Suivi des paiements
La facture liée hérite du statut du devis.
- Légender le champ payment_attr avec “Payment due: " pour appels de relance automatiques.

6. Communication & Relance

Phase	Action	Tool	Fréquence
Offre	Envoi du devis	Email intégré	Immédiate (à l’acceptation du devis)
Suivi	Relance après 7j	Envoyer un e‑mail ou SMS	7 days, 14 days, 30 days
Confirmation	Confirmation de réception	Notifier via portal (client portal)	Immédiate

Astuce : le client portal de Dolibarr permet au prospect de visualiser, signer et payer en ligne.

7. Reporting et Analyse

7.1 Rapports internes

Devis créés / acceptés / refusés par période.

Taux de conversion (devis→facture).

Délais de décision (temps moyen entre création et acceptation).

Utilisez le tableau de bord "Devis" -> "Rapports".

7.2 KPI à suivre

KPI	Pourquoi ?	How to measure
Ticket average life	Agility	`Avg(completion_date - creation_date)`
Revenue per client	Upsell	`Sum(total) / Count(client)`
Margin	Profitability	`Total - Cost_of_Sales`

Truc : Export en CSV et chargez dans Excel ou PowerBI pour exploration avancée.

8. Sécurité & Conformité

Backup régulier (Sauvegarde 2‑tier)

Permissions :
- Commercial d’une zone d’achat (READ ONLY) vs Gestionnaire (MODIFY).
- Les utilisateurs qui gèrent les devis ne devraient pas éditer les factures sans contrôle.

Audit : Dolibarr journalise chaque action. Activez les logs (Setup > Advanced > Enable log).

Conformité :
- TVA au sein des règles locales.
- Mentions légales (CGV, formatting) dans le modèle.
- Chiffrement SSL/TLS pour le client portal.

9. Intégration avec les Autres Systèmes

CRM (suite) : Synchronisez vos leads à Dolibarr pour éviter la duplication.

ERP (plan comptable, revues) : Utilisez le plugin Connection API (REST) pour pousser les devis transformés en factures vers votre ERP.

Paiement : Intégrez Stripe ou PayPal via l’extension Dolibarr Payment Methods.

10. Checklist Rapide – Avant de Créer un Devis

Client : Fiche de client à jour, statut actif.

Produit : Prix, TVA, unités valides.

Conditions : Termes de paiement, frais de port, délais.

Modèle : Logo, signature.

Workflow : Validation, notification.

Backup : Effectué récemment.

Analyse : KPI en cours, historique comparatif.

11. Cas d’Étude : Une PME qui a Triplié son Taux de Conversion

Blend Inc. (Fabrication d’accessoires sportifs) a appliqué les meilleures pratiques suivantes :
1) Tableau de bord personnalisé, 2) Remises conditionnelles par volume, 3) Client portal automatisé.
Résultat : 27 % de devis acceptés la première présentation, 70 % de conversion dans les 30 jours, et un délai moyen de décision de 12 jours (contre 35 jours auparavant).

12. L’Avenir des Devis dans Dolibarr

IA générative : Automatiser la rédaction de devis à partir d’une conversation client.

Blockchain : Garantir l’immutabilité du devis dès la signature.

Modèles avancés : JSON‑based, compatible avec les plateformes low‑code.

13. Conclusion

Les devis ne sont pas de simples documents; ils sont la première empreinte digitale de votre entreprise sur un client potentiel.
Avec Dolibarr, la clé réside dans :

La standardisation (modèles, workflows).

L’automatisation intelligente (notifications, conversions).

La visibilité (rapports, KPI).

La conformité (fiscalité, sécurité).

En mettant en place les pratiques ci‑dessus, vous vous assurez non seulement d’avoir moins d’erreurs, mais surtout de transformer chaque devis en véritable opportunité commerciale.

Phrase d’accroche : « Un devis parfait est un devis qui se vend tout seul. Vous pouvez laisser Dolibarr se charger de la partie technique, vous concentrez sur l’accord commercial. »

14. Ressources Utilisées

Ressource	Description
Manuel officiel Dolibarr	dernière version d’ici 2025.
Plugin Dolibarr DocuSign	Signatures électroniques.
Module Custom Fields	Champs personnalisés pour devis.
Extension Dolibarr-BAPI	Intégration API JSON.

Vous avez déjà appliqué ces bonnes pratiques ?
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